Quà Tết cho khách hàng: chọn theo người dùng và cách trao

Trước khi chọn quà Tết cho khách hàng, hãy làm rõ món quà gửi tới một cá nhân hay đơn vị họ đại diện, rồi hỏi nơi sẽ sử dụng. Người nhận hộ tại văn phòng chưa chắc là người dùng quà. Phân biệt điều này từ đầu giúp chọn bộ món, đặt tên trên thiệp và hẹn cách trao đúng với lời gửi.

Quà gửi một đơn vị hay một người cụ thể?

Danh sách liên hệ thường cho biết người bạn đang trao đổi, nhưng chưa đủ để quyết định quà thuộc về ai. Nếu lời chúc gửi tới cả doanh nghiệp khách hàng, tên người phụ trách tiếp nhận chỉ giúp bàn giao đúng nơi. Ngược lại, nếu chương trình gửi riêng tới một khách hàng cụ thể, cần xác nhận cách gọi và việc họ muốn nhận tại đâu.

Một đơn vị khách hàng có thể có nhiều người liên hệ với bên bạn trong năm. Trước khi chọn quà, cần biết chương trình đang gửi một bộ cho đơn vị hay các phần riêng cho những người cụ thể. Hai cách gửi có thể cần món, lời thiệp và cuộc hẹn khác nhau. Đừng lấy số tên trong danh bạ làm số bộ phải đặt, cũng đừng tự gộp các phần riêng đã được duyệt chỉ vì cùng một địa chỉ văn phòng. Hỏi rõ bên được tặng giúp tránh vừa chọn nhầm món, vừa chuẩn bị lời gửi không đúng người.

Ví dụ giả định: một doanh nghiệp gửi bộ trà để đơn vị khách hàng dùng tại phòng tiếp khách, còn nhân sự hành chính của bên nhận đứng ra nhận hộ. Bộ quà vẫn dành cho đơn vị; không nên tự in tên nhân sự ấy lên ấm chỉ vì tên có trên thông tin giao. Số bộ cũng cần theo cách chia đã thống nhất trong chương trình, không đếm mỗi người ra nhận là một phần mới.

Trong tình huống bộ trà dùng chung ấy, hãy thử đọc tên dự kiến trên thiệp rồi nhìn sang nội dung trên vật phẩm. Cả hai cần cho thấy lời gửi dành cho đơn vị, ngay cả khi một người được giao cầm bộ quà về phòng. Nếu muốn có thêm lời cảm ơn riêng cho người đã hỗ trợ liên hệ, có thể trao đổi một lời nhắn phù hợp mà vẫn giữ bộ trà là quà gửi tới đơn vị. Trường hợp mục đích tặng đã thay đổi, nên chốt lại cả món và nội dung, thay vì chỉ sửa một tên trên nhãn ngoài.

Trước khi đặt phần làm riêng, hỏi đầu mối xem việc nhận quà có phù hợp với cách tiếp nhận của đơn vị họ không. Nếu chưa thể nhận, có thể thống nhất một cách gửi lời chúc khác. Đừng tự chuyển quà sang địa chỉ nhà để tránh một điều kiện bên nhận đã nêu, hoặc chọn món đắt hơn chỉ vì người liên hệ có chức vụ cao.

Có thể hỏi ngắn về hình thức bên nhận đang thuận tiếp nhận: gửi tới đơn vị, gặp trao theo hẹn hay chỉ gửi lời chúc. Câu hỏi ấy nên có trước lúc đặt tên hoặc làm phần riêng khó thay đổi. Nếu khách đề nghị không nhận quà, hãy giữ đúng cách đã trao đổi thay vì cố để lại bộ quà cho một người khác trong cùng văn phòng. Mục đích là gửi lời cảm ơn phù hợp với quan hệ, không khiến đầu mối phải tự giải thích một phần quà họ chưa thống nhất nhận.

Chọn bộ quà theo nơi sẽ sử dụng

Với quà dùng tại phòng tiếp khách, bộ trà có thể được cân nhắc khi nơi đó có thói quen dùng trà và chỗ bày, cất phù hợp. Hãy hỏi bộ sẽ bổ sung cho khu vực nào, số người thường dùng và đồ đã có. Phần chọn bộ ấm chén theo nơi sử dụng giúp xem thành phần cần giữ và phần chọn thêm; không cần tăng số món chỉ để bộ dành cho đơn vị trông lớn hơn.

Tham khảo bộ trà dùng chung

Nơi dùng chung còn cần thuận cho những người thực sự lấy bộ ra sử dụng. Hãy hình dung bộ được đặt ở đâu, ai thường chuẩn bị trà và sau buổi tiếp khách các món được cất thế nào. Một dáng ấm nổi bật trong ảnh có thể không hợp cách sắp xếp đang có, còn bộ nhiều chi tiết cần đủ chỗ giữ từng phần. Khi chưa biết rõ, bạn có thể gửi vài hướng về dáng và cách phối để hỏi ý kiến. Không cần tự điền số chén hoặc chọn thêm khay chỉ vì ảnh tham khảo có bày sẵn.

Với quà gửi tới gia đình một khách hàng, cần chọn theo người sẽ dùng trong nhà; tiêu chí chọn bộ cho phòng tiếp khách chưa chắc phù hợp. Có thể bắt đầu từ một món chính họ thực sự muốn nhận, rồi xem phần đi kèm có phục vụ cùng cách dùng không. Chẳng hạn, nếu người nhận muốn một chiếc ly dùng riêng, việc thêm sổ hoặc bút chỉ để đầy hộp chưa chắc làm phần quà phù hợp hơn.

Với quà gửi riêng, thông tin người dùng đã chia sẻ có ích hơn suy đoán từ chức danh hoặc quy mô công ty. Nếu họ thích một món gọn để dùng tại bàn, hãy xem món ấy trong chỗ đặt và cách dùng thường ngày. Nếu muốn mang về nhà, hỏi nơi nhận phù hợp rồi chọn theo nhu cầu đó; không lấy địa chỉ gia đình từ nguồn cũ để tạo một bất ngờ chưa được thống nhất. Bạn có thể hỏi giữa vài phương án trong ngân sách, không cần thu thập chi tiết riêng về từng thành viên trong nhà để chọn quà.

Khi cần phối nhiều món, hướng dẫn chọn thành phần bộ quà theo chương trình giúp đối chiếu từng món với phần hộp và nội dung dự kiến. Hãy xem cả bộ đã đóng và cách lấy ra, cất lại; ảnh bày quà chưa cho biết tất cả phụ kiện đều nằm trong phương án. Mẫu từng món, thành phần cung cấp và chi phí cần được xác nhận trước khi chọn cho danh sách khách.

Tham khảo bộ sổ, bình và bút

Khi nhìn một bộ phối, hãy chỉ rõ món chính và việc của từng phần đi kèm. Thiệp có thể gửi lời đầy đủ, hộp giữ và trình bày món, còn vật phẩm nên có lý do để được dùng. Nếu một món chỉ làm bộ trông đầy mà không hợp người nhận, có thể xem phương án ít món hơn. Khi thay món chính, cần xem lại lòng hộp, cách lấy ra, phần nhận diện và những khoản thay đổi trong phương án. Một ảnh bộ cũ không còn đủ để duyệt sau khi các thành phần bên trong đã khác.

Để logo và lời chúc nói đúng quan hệ

Logo của bên gửi giúp người nhận biết ai tặng, còn lời Tết có thể đặt trên thiệp hoặc hộp để dành phần trên vật phẩm cho cách dùng về sau. Khi chọn vị trí nhận diện, hãy xem món trong chỗ sẽ dùng: trên bàn tiếp khách của đơn vị hay trong sinh hoạt gia đình. Không cần lặp toàn bộ lời chúc lên mọi món; nếu muốn thêm tên hoặc logo bên nhận, cần có nội dung và quyền sử dụng đã được thống nhất.

Hãy đặt nhận diện vào đúng hoàn cảnh người nhận sẽ nhìn thấy sau buổi trao. Trên một bộ dùng tại đơn vị, logo bên gửi có thể là dấu để nhớ ai đã tặng; kích thước và vị trí vẫn cần hài hòa với dáng món. Nếu có thêm nhận diện bên nhận, hãy xem vị trí và lời đi kèm để người đọc nhận ra bên gửi và bên được tặng. Có thể đọc bản bố cục khi món đặt theo chiều sử dụng, rồi xem lại lời đầy đủ trên thiệp; không chỉ đánh giá ảnh phóng lớn.

Lời cảm ơn nên theo mối quan hệ thực tế. Khách vừa bắt đầu giao dịch không nên nhận câu “cảm ơn nhiều năm đồng hành”; với khách lâu năm, chỉ nhắc dấu mốc hoặc việc hợp tác đúng và được phép đưa lên thiệp. Lời chúc năm mới không cần kèm điều kiện mua thêm, lời hứa ưu đãi chưa chốt hoặc nội dung công việc riêng giữa hai bên.

Tên được dùng khi trao đổi hằng ngày có thể là tên thương hiệu, còn lời gửi chính thức tới đơn vị cần cách gọi đã được bên nhận xác nhận. Nếu viết cho một bộ phận cụ thể, hãy xem lời chào và phần cảm ơn có đang hướng đúng tới bộ phận ấy, thay vì tự mở rộng thành toàn doanh nghiệp. Không cần nêu tên dự án, số hợp đồng hoặc kết quả kinh doanh nếu những thông tin đó không cần cho lời gửi. Một mong muốn tiếp tục hợp tác trong năm mới nên được viết như lời chúc hoặc mong muốn, không thành xác nhận rằng khách đã đồng ý kế hoạch mua hàng sắp tới.

Đọc lại xem lời gửi đang hướng tới một người, gia đình hay tập thể khách hàng, và bên nào đứng tên gửi. Tên người nhận kiện không thay cho tên trên thiệp; tên thương hiệu trên món cũng chưa nói hết ai đang gửi lời chúc. Bài viết lời thiệp theo người gửi và người nhận giúp soạn và rút lời trên phần diện tích dự kiến, thay vì thu chữ thật nhỏ để giữ mọi dòng.

Khi có nhiều bản thiệp riêng, nên đọc từng bản như người nhận sẽ mở ra: lời chào, nội dung và tên bên gửi phải cùng chỉ đúng quan hệ. Chỉ thay tên ở dòng đầu chưa chắc đã đủ nếu phần sau vẫn nói tới một việc của khách khác. Người kiểm cần nhìn cả bản đã ghép, không chỉ danh sách tên tách rời. Nếu thay người liên hệ trước Tết, hỏi lại phần nào cần đổi: có thể chỉ là thông tin nhận kiện, còn tên đơn vị được tặng và lời gửi tới tập thể vẫn giữ nguyên.

Trao trực tiếp hoặc hẹn gửi tới đơn vị

Nếu muốn trao trực tiếp, hãy hẹn người gặp, nơi và thời điểm thuận tiện trước khi hoàn thiện phần có tên. Người bạn muốn gửi lời có thể không có mặt vào ngày giao quà, dù văn phòng vẫn mở. Khi nhờ người khác nhận hộ, thống nhất bộ quà gửi tới ai và lời chúc sẽ được chuyển tiếp thế nào; không mặc định người đứng ra đón sẽ mang món về dùng.

Một cuộc gặp có thể có người phụ trách quan hệ khách hàng đi trao, trong khi bên làm quà chỉ bàn giao bộ trước đó. Hai mốc này cần được phân biệt để còn thời gian xem đủ món và lời thiệp trước khi mang đi. Nếu người muốn gặp đổi lịch, hãy xác nhận cách chuyển lời hoặc hẹn lại thay vì tự coi việc để quà ở quầy tiếp nhận là đã trao tận tay. Phần có tên riêng càng cần được giữ đúng người, ngay cả khi lịch gặp được dời sang một buổi khác.

Nếu gửi tới đơn vị, xác nhận lại điểm nhận, đầu mối và thời gian tiếp nhận cho đợt Tết ấy. Địa chỉ trong chữ ký thư cũ hoặc nơi từng giao mùa trước cần được đối chiếu, nhất là khi văn phòng chuyển chỗ hay đầu mối thay đổi. Nhãn giao ngoài có thể ghi người nhận hộ để chuyển đúng nơi, trong khi thiệp bên trong vẫn gửi đúng cá nhân hoặc tập thể đã chọn. Chỉ chia sẻ thông tin cần cho việc bàn giao.

Khi đầu mối báo đổi nơi nhận, cần làm rõ địa chỉ mới đã được bên nhận đồng ý và phần quà đang ở đâu. Nếu bộ đã gửi tới nơi cũ, nên thống nhất người giữ và cách chuyển tiếp trước khi chuẩn bị một bộ khác. Thay đổi người nhận hộ cũng không tự làm thay đổi người được tặng trên thiệp. Với nhiều bộ có nội dung riêng, hãy giữ thông tin bàn giao đủ để nhận ra đúng phần; đối chiếu thay đổi với đúng khách đang trao đổi, tránh sửa nhầm địa chỉ của khách khác trong danh sách.

Bộ được mang tới buổi gặp và bộ qua một chặng vận chuyển cần được xem cách bảo vệ phù hợp. Với gốm hoặc nhiều món, hỏi phần giữ từng món và lớp đóng bên ngoài, cùng cách mở để không làm hỏng phần quà khi nhận. Hộp trao đẹp không tự thay được bao bì cho chặng gửi; ngày giao cũng cần xác nhận theo địa điểm và mẫu cụ thể.

Sau lớp đóng ngoài, người tiếp nhận cần biết phần nào là bộ quà để chuyển tiếp và lời gửi dành cho ai. Thiệp nên được đặt ở chỗ dễ nhận ra khi mở, không lẫn với giấy ghi thông tin giao hoặc bị bỏ cùng vật liệu chèn. Nếu bộ gồm nhiều hộp, hãy hỏi cách nhận biết chúng thuộc cùng một phần quà để người nhận hộ không chỉ chuyển một hộp. Với món dễ vỡ, cách bố trí và bảo vệ vẫn cần theo phương án thực; một dòng nhãn nhắc nhẹ tay không thay cho việc đóng phù hợp với chặng gửi.

Khi trao đổi quà Tết khách hàng với Quà Tặng Gia Lai, bạn có thể nêu bên được tặng, nơi sử dụng, số bộ, mẫu đang cân nhắc và mức chi đã gồm những phần nào. Cho biết nội dung dùng chung hay có tên riêng, muốn gặp trao hay hẹn gửi, cùng ngày và điểm cần nhận. Từ đó hai bên mới thống nhất mẫu, logo, thiệp, đóng kèm, chi phí và lịch theo đúng yêu cầu của đợt quà.