Sổ bút cần có trước lúc khách ghi chép, còn phần quà tri ân có thể được trao khi kết thúc hội nghị. Thời điểm sử dụng giúp bạn chọn món, cách đóng và lúc phát phù hợp. Sau đó tách phần khách mời, diễn giả và đơn vị tham gia để tính số lượng và chuẩn bị trước chương trình.
Sổ bút, túi và bình có vai trò khác nhau. Bạn có thể xem ba hướng dưới đây theo việc khách cần làm trong buổi gặp và sau khi ra về.
Chọn khổ sổ, giấy, cách mở và mẫu bút theo việc ghi. Nếu phát ở bàn đón khách, bộ nên dễ lấy ra sử dụng mà không phải tháo nhiều lớp hộp.
Chốt đồ cần đựng trước kích thước túi. Một tập tài liệu phẳng khác hộp quà có bề dày; quai và đáy cần được kiểm cùng bộ đồ thực tế.
Cân nhắc theo nhóm người nhận, cách mang và thao tác uống. Phiên bản nắp, thông số, hộp và vị trí logo cần được xác nhận trên mẫu được đề xuất.
Vật phẩm cần dùng trong phiên nên được trao trước khi khách ngồi vào chỗ. Nếu sổ và bút nằm dưới một lớp đóng gói khó mở, người tham dự có thể không lấy kịp lúc cần ghi. Với phần tri ân cuối buổi, hộp có thể được chọn theo cách cầm trao và mang về, nhưng vẫn phải thuận cho người chuẩn bị phân đúng nhóm.
Ban tổ chức nên đặt ba câu hỏi: khách dùng món này lúc nào, họ cất ở đâu trong thời gian dự và còn mang thêm những gì khi rời chương trình? Không suy điều kiện hành lý từ việc khách ở gần hay xa. Người dự tại Quy Nhơn có thể tiếp tục một hành trình khác sau hội nghị.
| Thời điểm | Hướng quà và điểm cần chốt |
|---|---|
| Đón khách | Tài liệu, túi, sổ và bút dùng trong phiên. Đúng phiên bản tài liệu; lấy từng món dễ; số phần theo nhóm đăng ký. |
| Tri ân hoặc kết thúc | Vật phẩm lưu niệm, bình hoặc bộ quà theo chương trình. Nhóm nhận, nơi để hộp trước trao, cách cầm và mang về. |
| Khách rời sớm hoặc nhận sau | Phần đã được duyệt cho khách tương ứng. Người được giao bàn giao, dấu đã nhận và nơi giữ phần chưa phát. |
Phần quà của khách mời, diễn giả và đại diện đơn vị cần được ban tổ chức thống nhất trước. Quà chung cho người tham dự, phần cảm ơn diễn giả và quà nhận thay tổ chức có thể là những dòng khác nhau. Một người đồng thời là khách mời và đại diện doanh nghiệp không tự động được hai bộ quà chung.
Bảng số lượng nên ghi nhóm, đơn vị tính, số phần đã xác nhận và người có quyền điều chỉnh. Phần dự phòng phải được duyệt riêng. Số đăng ký ban đầu chỉ là một đầu vào; còn phải làm rõ người vắng, người thay thế, khách đi cùng và những người phục vụ có thuộc danh sách nhận hay không.
Với hội nghị đại lý, quà cửa hàng và tài liệu cá nhân thường cần được tách thành hai loại phần theo quy tắc do đơn vị chốt. Bài tính suất theo đại lý và theo người dự xử lý chi tiết trường hợp một điểm bán có nhiều đại diện. Bạn có thể dùng hướng dẫn đó trước khi chốt tổng lượng cho từng loại quà.
Tách nội dung muốn giữ lâu dài với thông tin chỉ dùng cho một phiên. Logo đơn vị có thể nằm trên vật phẩm; lịch trình, sơ đồ phòng và tên phiên có thể đặt trong tài liệu hoặc thiệp. Nếu mục tiêu là lưu dấu chính hội nghị đó, tên và ngày vẫn có thể là phần cần in trực tiếp. Ban tổ chức quyết định theo mục đích, không theo một công thức chung.
Với nhiều bên đồng tổ chức hoặc tài trợ, cần một bản nhận diện được phép sử dụng: logo nào xuất hiện, thứ tự ra sao và tên nào phải giữ nguyên. Bên thiết kế không nên tự suy cấp độ tài trợ hoặc chọn một logo lớn hơn khi chưa có hướng dẫn.
Nên xem bản chữ ở diện tích thực trên món, hộp và thiệp. Không lấy ảnh phóng to trên màn hình làm căn cứ duy nhất về độ đọc. Nếu nội dung quá dài, ưu tiên phần bắt buộc và chuyển phần giải thích sang tài liệu sau khi người phụ trách đồng ý.
Yêu cầu giá theo mẫu hoặc nhóm mẫu, số bộ từng loại, từng vị trí in, hộp, túi, thiệp và phần đóng sẵn cùng tài liệu. Cần nói rõ tài liệu do ban tổ chức giao hay cần bên cung cấp chuẩn bị theo tệp đã duyệt. Không mặc định báo giá vật phẩm đã có công lồng tài liệu hoặc giao tại nhiều phòng.
Có thể lập một phương án chính và một phương án thay thế với điểm khác được ghi rõ. Chẳng hạn bỏ hộp riêng để dùng túi tài liệu chỉ hợp khi cách bảo vệ và mang món vẫn đáp ứng yêu cầu. Không cắt bao bì cần thiết cho đồ dễ vỡ chỉ để giảm tổng chi.
Giá, số lượng tối thiểu và thời gian thực hiện phải được xác nhận trên phạm vi cuối. Ngày cần có quà để kiểm nên tách khỏi giờ khai mạc. Một lời hẹn giao trong ngày hội nghị chưa cho biết ban tổ chức còn đủ thời gian kiểm tên, số bộ và tài liệu hay không.
Ghi địa chỉ hiện hành, tên địa điểm hoặc phòng, đầu mối có mặt và thời gian được nhận hàng. Người bảo vệ nhận kiện tại cổng có thể không phải người được giao kiểm nội dung. Hai bên cần biết ai nhận số kiện, ai kiểm số bộ và ai xử lý phần sai hoặc thiếu.
Nếu có nhiều phiên hoặc nhiều bàn đón khách, chia nhãn theo nhóm và số lượng thay vì để một kiện hỗn hợp không có danh sách. Kiện dùng cho phiên sáng không nên bị chuyển sang phiên chiều chỉ vì cùng màu túi. Những thay đổi về phòng, số khách hoặc giờ nhận cần được gửi tới đúng đầu mối, không chỉ sửa trong lịch nội bộ.
Khi người xem mẫu ở Quy Nhơn nhưng người phê duyệt ở nơi khác, dùng một bản chốt mẫu và điểm nhận để các bên đối chiếu. Sau hội nghị, ghi phần đã phát, phần chưa trao, phần nhận thay và người đang giữ; đây là cơ sở xử lý tiếp, không phải chỉ đếm những hộp còn trên bàn.
Gửi tên hoặc loại hội nghị, nhóm khách, số phần dự kiến, lúc sử dụng, ngân sách đã gồm những gì, logo và ngày cần nhận. Chưa chọn mẫu vẫn có thể hỏi từ những thông tin này.
Bạn có thể gọi 0917 696 088 hoặc gửi nhu cầu qua trang liên hệ. Showroom Quy Nhơn đang hoạt động, khung giờ 08:00–17:00. Bạn nên hỏi trước về mẫu muốn xem khi sắp xếp ghé.
