Quà chào mừng nhân viên mới: chọn theo ngày đầu đi làm

Hãy chọn quà chào mừng từ những việc người mới sẽ làm trong ngày đầu: ghi chép, mang đồ hay dùng tại bàn làm việc. Đối chiếu với những thứ công ty đã cấp để tránh thêm một bộ chỉ khác logo. Sau khi chọn được phần thực sự có ích, mới tính đến lời chào, tên riêng và cách chuẩn bị cho từng đợt nhận việc.

Nhìn vào ngày đầu trước khi chọn món

Người phụ trách quà nên trao đổi với người đón nhân viên mới: ngày đầu diễn ra ở đâu, có buổi giới thiệu chung không và người mới đã được chuẩn bị những gì. Một bộ đặt sẵn trên bàn có thể tiện với người đến văn phòng, nhưng chưa phù hợp cách nhận của người bắt đầu làm từ xa hoặc đi thẳng tới một điểm làm việc khác.

Hãy hình dung người mới từ lúc đến nơi đến khi kết thúc buổi giới thiệu. Họ ngồi ở một bàn cố định, chuyển phòng để gặp các nhóm hay nhận hướng dẫn trực tuyến? Phần quà nên theo những thao tác có thật trong tình huống đó. Không cần đưa mọi thứ gắn với hình ảnh văn phòng vào cùng một hộp. Khi chưa rõ nơi dùng, nên hỏi người đón hoặc người quản lý trực tiếp trước khi lựa món, thay vì lấy bộ quà của một đợt cũ làm đáp án cho tất cả.

Quà là một phần của lời chào đón. Công cụ làm việc, tài khoản, tài liệu hướng dẫn và người hỗ trợ vẫn cần được đơn vị chuẩn bị riêng. Hai tình huống dưới đây là gợi ý biên tập để chọn món, không phải bộ quà hay chương trình Quà Tặng Gia Lai đã thực hiện.

Cũng nên tách món cần dùng ngay trong buổi đầu với món chỉ dùng sau khi về bàn hoặc mang về nhà. Nếu cần sổ để ghi trong phần giới thiệu, cách trao phải cho phép lấy sổ trước buổi đó. Nếu món không phục vụ công việc tức thời, bạn có thể cân nhắc thời điểm trao phù hợp hơn khi các điều kiện chuẩn bị chưa rõ. Điều cần thống nhất là món ấy được mong đợi để làm gì, tránh gọi mọi thành phần của bộ quà là đồ bắt buộc có trước khi nhân sự bắt đầu làm.

Ghi chép trong buổi giới thiệu và tại bàn làm việc

Nếu ngày đầu có nhiều điều cần ghi lại, một cuốn sổ dễ mở cùng cây bút thuận tay có thể dùng ngay để ghi hướng dẫn và những điều cần hỏi. Hãy xem người mới cần ghi vài ý trong buổi giới thiệu hay dùng sổ thường xuyên sau đó; khổ và cách mở sổ nên theo việc ấy. Trang chọn bộ sổ và bút theo nhu cầu ghi chép giúp xem tiếp phần giấy, gáy, bút và cách bố trí logo.

Với người phải ghi nhanh trong lúc nghe giới thiệu, hãy xem tư thế cầm và chỗ đặt sổ khi dùng. Một bộ trưng bày đẹp trong hộp chưa cho biết sổ có mở thuận ở nơi ngồi thực tế hoặc bút có dễ lấy ra để ghi không. Nếu sổ sẽ ở lại bàn sau đó, có thể xem thêm cách đóng, cất và mang theo khi cần. Những chi tiết này nên được đối chiếu trên mẫu đang cân nhắc; không cần tự chọn một khổ hay kiểu ruột chung cho mọi vị trí làm việc.

Nếu mỗi người đã được cấp sổ và bút cùng tài liệu ngày đầu, không nhất thiết tặng thêm một bộ tương tự. Có thể giữ lời chào trên thiệp, hoặc cân nhắc một món khác khi có việc dùng rõ ràng. Tránh đổi sang món đắt hơn chỉ vì muốn phần quà trông khác với đồ đã cấp.

Nếu muốn đổi sang một món khác, hãy giữ cách chọn theo việc dùng, không chỉ đổi tên món trong danh sách. Ví dụ, khi sổ đã được chuẩn bị, hãy hỏi phần còn thiếu có thực sự là đồ mang nước hay chỗ đựng tài liệu hay không. Nếu chưa có nhu cầu rõ cho món thay thế, một lời chào được chuẩn bị riêng vẫn có thể là phần đáng giữ. Bạn không cần tăng số món để bộ chào mừng có vẻ đầy hơn; từng món nên có lý do xuất hiện trong ngày làm việc của người nhận.

Tham khảo sổ lò xo cho việc ghi chép

Mang đồ khi đi giữa các điểm làm việc

Với người thường mang nước theo, có thể trao đổi hướng bình dùng cá nhân. Cần xem cách cầm, đóng mở và chỗ để bình trong túi đang dùng, thay vì chỉ chọn màu hợp với bìa sổ. Những yêu cầu như khả năng giữ nhiệt hoặc chống rò phải được hỏi theo đúng mẫu; hình dáng và tên gọi của bình chưa xác nhận các tính năng đó.

Bình dùng tại bàn và bình mang trong túi cần được xem ở các thao tác khác nhau. Người để bình cố định có thể quan tâm chỗ đặt và cách cầm uống, còn người mang qua nhiều điểm cần xem thêm cách đóng và vị trí đặt giữa các đồ đang mang. Đây là căn cứ để nêu yêu cầu khi hỏi mẫu, không phải kết luận một dáng bình chắc chắn hợp với mọi người. Nếu công ty đã có đồ dùng tương ứng cho vị trí đó, hãy đối chiếu trước khi quyết định thêm bình vào quà.

Túi vải chỉ nên thêm khi người nhận cần mang những món cụ thể, chẳng hạn sổ cùng tài liệu giữa các buổi giới thiệu. Thử đặt đúng phần đồ sẽ mang để xem có thuận khi lấy ra không. Nếu người mới đã có cách mang đồ phù hợp và không cần thêm túi, có thể bỏ món này; bộ quà không cần đủ bình, sổ, bút và túi chỉ để lấp đầy hộp.

Khi cân nhắc túi, hãy xem các món ở trạng thái người nhận thực sự sẽ mang, gồm cả hộp nếu hộp đi cùng. Một chiếc túi vừa tập tài liệu chưa trả lời được việc chứa thêm bình hoặc nguyên hộp quà. Cách lấy sổ ra giữa buổi cũng khác việc xách cả bộ về nhà. Nếu chỉ cần túi cho chặng mang quà từ nơi trao về, nên nói đúng mục đích đó khi hỏi phương án; đừng mặc định nó sẽ tiếp tục là túi đi làm hằng ngày của người nhận.

Giữ phần dùng chung, chốt tên vào đúng lúc

Logo đơn vị có thể là phần nhận diện dùng chung cho nhiều đợt, còn tên người nhận, tên nhóm hoặc ngày bắt đầu cần theo thông tin đã xác nhận. Không cần đưa tất cả lên từng món. Với quà muốn dùng hằng ngày, có thể giữ phần nhận diện ổn định trên vật phẩm và dành lời chào riêng cho tấm thiệp đi cùng.

Tên nhóm và ngày bắt đầu chỉ nên đặt trên món khi chúng có ý nghĩa với cách dùng sau này. Một chiếc sổ để ghi lâu dài không nhất thiết cần mang toàn bộ thông tin của buổi nhận việc trên bìa. Nếu đơn vị muốn giữ một dấu mốc riêng, hãy cân nhắc nó phù hợp ở thiệp hay vật phẩm, rồi xem bản thể hiện trên đúng món. Phần nhận diện chung giúp các đợt giữ cách thể hiện đã chọn, nhưng vẫn cần được thống nhất về nội dung và cách làm trước khi chuẩn bị.

Nếu tên hoặc nhóm làm việc còn thay đổi, đừng đoán để kịp hoàn tất bản in. Hãy hỏi có thể chuẩn bị phần dùng chung trước và bổ sung phần riêng sau hay không, cùng ảnh hưởng đến giá và lịch. Đây là phương án cần thống nhất với bên thực hiện; không mặc nhiên hiểu những món chưa chốt tên vẫn có thể làm xong và sửa lại tùy ý.

Khi còn thiếu tên nhóm, người phụ trách có thể bắt đầu bằng nhu cầu dùng và các thành phần đã biết, đồng thời nêu rõ phần nhận diện đang chờ. Một phương án chỉ có logo chung khác phương án có cả tên cá nhân trên từng món, nên cần được xem như hai lựa chọn để trao đổi, không phải hai bước luôn thay thế được cho nhau. Nếu quyết định dùng thiệp riêng, cũng cần làm rõ thiệp có nằm trong phần đang đặt và lúc nào nội dung được xác nhận.

Lời chào nên giúp người mới nhận ra ai đang đón mình, thay vì khen những đóng góp chưa xảy ra. Bài viết lời nhắn trên thiệp đúng người gửi và người nhận có cách chọn lời và rút gọn khi thiệp nhỏ. Khi có tên trên cả thiệp lẫn quà, đối chiếu chúng với cùng một người trước khi đóng bộ.

Chuẩn bị cho những đợt nhận việc lệch nhau

Đừng gộp số người dự kiến tuyển trong nhiều tháng thành số bộ cần hoàn tất ngay. Hãy tách đợt đã có người nhận và ngày bắt đầu với phần còn dự kiến. Mỗi đợt cần có ngày muốn nhận quà để kiểm và chuẩn bị trước lúc trao, cùng những phần còn chờ như tên chưa đủ hoặc số người nhận chưa chốt.

Nếu ngày bắt đầu của một nhóm thay đổi, hãy xem lại ngày cần dùng quà và kế hoạch trao cho chính nhóm ấy. Một số món có thể chỉ để chào đón, trong khi một cuốn sổ được định dùng ngay buổi giới thiệu lại gắn với mốc cụ thể. Khi hỏi điều chỉnh, nêu phần nào thay ngày, phần nào đã được thống nhất và việc dùng nào còn giữ. Phần đã làm và phần còn chờ có thể ảnh hưởng khác nhau khi đổi lịch, nên cần hỏi rõ trước khi chốt lại ngày trao.

Nếu đơn vị muốn giữ một phần quà dùng chung cho các đợt sau, cần hỏi rõ món nào có thể chuẩn bị trước, cách bảo quản và phần nào chỉ làm khi đã có thông tin. Với quà đã nhận, người phụ trách nên biết còn những thành phần, phiên bản nào và bao nhiêu bộ chưa trao. Còn hộp chưa dùng không có nghĩa là đã đủ sổ, bút hoặc những món còn lại để đóng thêm bộ.

Phần đã chuẩn bị cần được nhìn theo bộ hoàn chỉnh mà người mới sẽ nhận. Nếu còn sổ nhưng hết bút của phiên bản đã chọn, hãy ghi rõ phần thiếu để hỏi trước khi hẹn trao thêm bộ. Không âm thầm lấy một món gần giống ghép vào rồi gọi là phương án cũ. Khi cần thay thành phần, người phụ trách nên xem lại cả cách dùng, nhận diện và chỗ đặt trong hộp. Việc một món thay trông vừa ô khay chưa đủ cho biết bộ sau thay vẫn đúng yêu cầu đã trao đổi.

Khi cần bổ sung từ bộ của đợt trước, hãy giữ mẫu và thông tin lần đã chọn để hỏi tiếp. Hướng dẫn đặt lại mẫu quà cũ giúp phân biệt phần muốn giữ với phần phải xác nhận lại. Khả năng bổ sung số lượng ít, giữ cùng mẫu, chi phí và thời gian đều cần hỏi riêng; đừng hứa với những người nhận việc ở đợt sau rằng chắc chắn sẽ nhận đúng bộ cũ khi chưa có xác nhận.

Tham khảo bộ sổ, bình và bút màu xanh

Trao tại nơi làm việc hay gửi tới người ở xa

Khi trao trực tiếp, người đón nên biết bộ nào dành cho ai và đặt ở nơi người mới dễ nhận. Nếu trong bộ có đồ dùng cho buổi giới thiệu, hãy để lấy ra thuận tiện. Một lời giới thiệu ngắn từ người đón cũng giúp người nhận biết món nào để dùng và có thể hỏi ai khi cần hỗ trợ, thay vì chỉ thấy một hộp quà chưa rõ của bộ phận nào.

Nếu quà đặt ở một điểm nhận chung, nên thống nhất ai giữ và ai trao lại cho từng người mới. Người nhận hộ các bộ chưa chắc là người hướng dẫn ngày đầu, vì vậy cần tránh để hộp quà tới nơi mà không ai biết chuyển tiếp cho ai. Với bộ có tên riêng, giữ cách nhận biết phù hợp bên ngoài để người đón tìm đúng bộ mà không phải mở tất cả. Nếu nhân sự tới ở một ca khác, hãy thống nhất cách trao để họ biết nhận ở đâu và ai đang giữ phần quà. Không nên chỉ đặt hộp tại một bàn rồi để người mới tự tìm khi người phụ trách chưa có mặt.

Với người làm từ xa, xác nhận nơi nhận phù hợp, đầu mối và ngày mong muốn trước khi sắp xếp gửi. Cần trao đổi cách đóng để đi qua chặng vận chuyển; hộp dùng để trao quà chưa chắc đã đủ làm kiện giao hàng. Thông tin về ngày đầu và người hỗ trợ nên được gửi qua kênh làm việc của đơn vị, không chờ quà tới mới bắt đầu liên hệ. Chỉ chuyển thông tin giao nhận cần thiết qua cách đã thống nhất, không đưa cả hồ sơ nhân sự vào yêu cầu hỏi mẫu.

Nếu quà dự kiến tới sau ngày bắt đầu, hãy nói rõ với người phụ trách đón nhân sự để việc giới thiệu và chuẩn bị công việc vẫn diễn ra theo kế hoạch của đơn vị. Phần quà đến sau cần giữ lời chào phù hợp với thời điểm thực tế, không để một dòng đã in khiến người nhận hiểu nhầm về ngày họ gia nhập. Trường hợp nơi nhận còn chờ xác nhận, tiếp tục làm rõ phần độc lập như món và lời chung; việc gửi tới đâu, ai nhận và mốc mong muốn vẫn cần được chốt trước khi sắp xếp giao.

Khi trao đổi quà chào mừng với Quà Tặng Gia Lai, bạn có thể nói rõ việc dùng trong ngày đầu, đồ đã cấp, món muốn giữ và số người theo từng đợt. Cho biết phần tên còn chờ, ngày muốn nhận và nhận tập trung hay gửi tới các nơi khác nhau. Mẫu từng món, phần thiệp, cách đóng kèm và giao nhận, chi phí cùng lịch thực hiện cần được xác nhận trong phương án cụ thể.